Logiciel
Cisco Webex

Les enregistrements de vos réunions en ligne sur Webex sont stockés dans le cloud de Cisco Webex. Cependant l’emplacement spécifique peut varier en fonction des paramètres de stockage configurés par votre organisation ou par vous-même en tant qu’administrateur de la réunion.

Voici quelques endroits où vos enregistrements de réunions peuvent être stockés :

1. Stockage local : Vous pouvez choisir de stocker les enregistrements localement sur votre appareil, mais cette option n’est pas recommandée car elle limite l’accès aux enregistrements à votre appareil uniquement.
2. Stockage dans le cloud Webex : La méthode la plus courante consiste à stocker les enregistrements dans le cloud Webex. Ils sont accessibles via votre compte Webex et peuvent être partagés avec d’autres participants à la réunion ou téléchargés pour une consultation ultérieure. Les données conformément à la règlementation RGPD sont stockées en Union Européenne.
3. Stockage sur un serveur local : Certaines organisations peuvent choisir de stocker les enregistrements sur leurs propres serveurs locaux pour des raisons de confidentialité ou de conformité. Dans ce cas, les enregistrements seront accessibles à partir de l’emplacement spécifié par votre organisation.

La fonction de programmation de réunion au nom d’un organisateur est possible dans Cisco Webex. Cette fonctionnalité permet à un utilisateur, tel qu’un assistant administratif ou un organisateur de réunion délégué, de créer et de planifier une réunion au nom d’un autre utilisateur, généralement un organisateur principal.

Une fois la réunion programmée, elle apparaîtra dans l’agenda de l’organisateur principal et les participants recevront une invitation de réunion au nom de cet organisateur. L’organisateur « délégué » n’apparaîtra jamais aux yeux des participants.

Cette fonctionnalité permet d’optimiser la gestion du calendrier et des réunions dans Cisco Webex et fais gagner de l’autonomie aux co-organisateurs qui n’ont plus nécessairement besoin des credentials de l’organisateur principal pour gérer les invitations aux réunions.

La scission de session dans Cisco Webex est bien sûr une fonctionnalité clef de l’outil. Très demandé notamment dans le domaine de la formation ou pour animer des réunions de Team Building cette fonctionnalité permet aux organisateurs de diviser une réunion en plusieurs sessions distinctes.

Pour scinder une session dans Webex Meetings, 4 étapes simples sont nécessaires :

1. Pendant la réunion, accédez au panneau de contrôle de l’organisateur.
2. Recherchez l’option permettant de scinder la réunion ou de créer des sessions distinctes.
3. Sélectionnez cette option et suivez les instructions pour diviser la réunion en plusieurs sessions.
4. Configurez les paramètres de chaque session, tels que les horaires, les participants et les autorisations spécifiques.

Une fois les sessions scindées, les participants pourront rejoindre la session qui correspondra à leur sujet d’intérêt ou à leur groupe de travail. Les organisateurs auront également la possibilité de gérer chaque session de manière indépendante, en modifiant les paramètres, en ajoutant des participants ou en lançant des fonctionnalités spécifiques.

A l’issue de cette scission, les participants pourront clôturer la réunion en se retrouvant dans la salle initiale en plénière.

Oui, il est possible de faire de la traduction en temps réel dans des réunions Webex grâce à la fonctionnalité de transcription et de traduction en direct. Cette fonctionnalité permet aux participants de la réunion de suivre et de comprendre le contenu de la réunion, même s’ils parlent des langues différentes.

Pour bénéficier de cette fonctionnalité, vous devez disposer d’une licence additionnelle / optionnelle pour la traduction en temps réel dans Webex Meetings. Cette licence permet d’activer la fonctionnalité de traduction en direct et d’accéder à un catalogue de langues disponibles très large.

La traduction en temps réel dans Webex Meetings est une alternative ratique pour les équipes internationales ou multilingues, permettant des réunions efficaces mais surtout inclusives (pour les utilisateurs monolingues par exemple qui ne sont plus exclues des échanges entre personne d’origine différentes au sein de l’entreprise) et ce quel que soit le contexte linguistique.

A noter : en 2024 Cisco travaille sur l’intégration d’une IA d’intelligence artificielle permettant de traduire en temps réel les paroles des speakers des réunions en conservant le ton et la voix du speaker afin de renforcer l’inclusivité des participants.

Différents rôles sont attribuables aux participants dans Cisco Webex et ce afin de faciliter la gestion des réunions (fluidifiant ainsi le déroulement des réunions). Ces différents rôles sont les suivants :

1. Hôte de la Réunion (également appelé Organisateur) : L’hôte est celui qui planifie et initie la réunion. Il a le contrôle total sur la réunion et sur l’ensemble des fonctionnalité, y compris la gestion des participants, la modification des paramètres et la gestion des fonctionnalités de partage et de collaboration.
2. Co-hôte : Le co-hôte est un participant avec des privilèges également, cette personne ayant été désignée par l’hôte pour l’aider à animer et gérer la réunion. Le co-hôte peut effectuer des tâches telles que la gestion des participants, la diffusion de contenu et la désignation d’autres co-hôtes.
3. Participant : Les participants sont les membres classiques lors de réunions qui peuvent rejoindre, contribuer et interagir pendant la réunion. Ils peuvent partager leur écran, discuter avec d’autres participants et utiliser les fonctionnalités de collaboration disponibles si l’organisateur ou le co-hôte l’y a autorisé
4. Invité : Les invités sont des participants externes à votre organisation qui rejoignent la réunion en utilisant un lien d’invitation ou un code d’accès. Ils ont des droits limités et peuvent être soumis à des restrictions de participation définies par l’hôte.

Webex Meeting restitue au plus près le déroulement d’une réunion traditionnelle en présentiel afin de gommer au maximum la frontière entre réunion physique et réunion à distance, pour améliorer la coopération et la collaboration à distance, dans le cadre du travail hybride « bureau / télétravail »

Cisco et Microsoft se sont unis pour permettre d’intégrer Webex Meetings avec Microsoft Teams. Cette intégration permet une collaboration fluide entre les deux plateformes, offrant aux utilisateurs la possibilité de planifier, de rejoindre et de gérer des réunions Webex directement depuis l’interface de Microsoft Teams. Grâce à cette intégration, les utilisateurs peuvent bénéficier des fonctionnalités avancées de Webex Meetings tout en restant dans l’outil Microsoft Teams. A noter : la fonctionnalité de Calling permet également d’utiliser Microsoft Teams comme interface pour prendre les appels et émettre des appels, toujours en s’appuyant sur la puissance du moteur Cisco Webex.

Enfin depuis 2022 le partenariat s’est renforcé entre Cisco et Microsoft sur la partie matériel, c’est à dire les équipements de salle de réunion premium Cisco devenus certifiés MTR – Microsoft Teams Room – cet OS devenant accessible sur les Desk Series ou Room Series de Cisco, en parallèle du Cisco Room OS, et permettent d’utiliser les fonctionnalités performantes de ces équipements sur les logiciels de l’univers Microsoft.

Cisco Webex offre la particularité d’exister en plusieurs versions :

• une version gratuite : inscrivez vous, téléchargez Webex et rejoignez n’importe qu’elle réunion Cisco Webex à laquelle vous serez convié. Toutes les fonctionnalités de participants seront à votre disposition pendant cette réunion sans avoir au préalable souscris une offre. Cette fonction est très utile pour les participants habitués à être conviés à des réunions en ligne Webex. Dans le cas où vous ne participez que rarement à des réunions de visioconférence webex, une participation en WebRTC au travers d’une page Web (Chrome ou Edge par exemple) permet également de se joindre facilement aux meetings
• une version payante : cette version au travers d’un partenaire Gold certifié Cisco Webex tel que Digimium vous offre une très grande palette de services : votre licence est alors une licence Organisateur. Elle vous permet d’organiser et planifier des réunions (depuis votre espace client Webex ou depuis votre messagerie, comme Outlook par exemple). Vous pouvez convier 1000 participants à vos rencontres, vous pilotez vos réunions au travers de la console d’administration Control Hub. Digimium vous apporte également tous l’accompagnement dont vous avez besoin, que ce soit en terme de formation ou en terme de configuration de votre licence pour vous assurer que vos réunions seront une réussite.

Enfin si vous coupler vos licences avec du matériel de visioconférence Webex tel que le Desk ou les Room Series de Cisco, alors une licence vous permettra de piloter vos appareils en cloud. Vous monitorez alors vos appareils où que vous soyez (mise à jour de firmware, pilotage des indicateurs clef des réunions de vos collaborateurs, monitoring de la qualité du réseau lors de vos meetings, ….)

Cisco Webex by Digimium est un outil et une plateforme tout en un intégrant plusieurs fonctionnalités clef pour améliorer la collaboration et le travail de vos équipes. A l’origine l’outil était un outil de réunion en ligne et de visioconférence, qui a évolué pour devenir un outil qui intègre la messagerie collaborative, la téléphonie et le standard téléphonique de l’entreprise, et enfin les options de webinaire.

Pour la partie Réunion en ligne, Webex est l’outil le plus perfectionné : l’expérience utilisateur est premium et se caractérise par une prise en main intuitive, limpide, et offre des fonctionnalités ultra innovantes qui permette l’inclusivité de chacun :

• vos collaborateurs ne savent pas parler une autre langue que leur langue native : une traduction temps réel en 100 langues affichent le contenu dans la langue de vos collaborateurs sous forme de sous-titres (notamment les langues suivantes : anglais, chinois, allemand, français, italien, japonais, portugais, …). Vos collaborateurs mal-entendants et sourds peuvent également profiter de ces innovations pour enfin pouvoir travailler à distance ou en home office aussi efficacement qu’au bureau
• vos collaborateurs travaillent à domicile dans des environnements bruyants : le système Webex et son module d’IA Intelligence Artificielle obstruent les bruits environnants (animaux, travaux, enfants, …) et ont la faculté de reconstituer les discussions en temps réel (re-fragmentation du flux audio) pour vos clients situés dans des locaux ou habitations mal desservies en accès Internet. Dans la même veine, l’arrière-plan virtuel ou le foutage de l’arrière-plan permet à vos collaborateurs d’afficher un arrière-plan de qualité quelque soit l’endroit où votre collaborateur se trouve et protège son intimité